I Administrator

Administratorem danych jest FUNDACJA HORTUS z siedzibą w Szczęsne 34B wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000755837, nr NIP: 739 392 1283 (zwana dalej: „Firmą”)

• sprzedaż Usług będących przedmiotem oferty
• doręczanie mailingów informacyjnych i reklamowych
• organizowanie wyjazdów, warsztatów, eventów sportowych
• organizacja zajęć sportowych
• działalność związana ze sportem i zdrowym trybem życia

Firma przetwarza dane klientów oraz pracowników, osób samozatrudnionych oraz innych podmiotów współpracujących, w tym również podmiotów zewnętrznych.

Do danych osobowych mają dostęp wszyscy członkowie zespołu Firmy. Dostępy do poszczególnych kategorii osób rozdzielone są poprzez ograniczenie uprawnień technicznych wejścia do wspólnego dysku lub folderu oraz ograniczenie dostępu do segregatorów, w których trzymana jest dokumentacja zawierająca dane osobowe.

Do danych osobowych mają dostęp wszyscy członkowie zespołu Firmy. Dostępy do poszczególnych kategorii osób rozdzielone są poprzez ograniczenie uprawnień technicznych wejścia do wspólnego dysku lub folderu oraz ograniczenie dostępu do segregatorów, w których trzymana jest dokumentacja zawierająca dane osobowe.

Zewnętrznie do danych osobowych dostęp mają następujące podmioty - Google Drive, Google, Facebook, Get Response, Gmail, wp, księgowość zewnętrzna, prawnik, ubezpieczyciele. Link do polityki prywatności Google: https://policies.google.com/privacy?hl=pl, link do polityki prywatności WP: https://onas.wp.pl/poufnosc.html.
Powyższe podmioty jako znajdujące się w obszarze EOG lub na liście Privacy Shield przestrzegają przepisów z zakresu danych osobowych analogicznych do Rozporządzenia tzw. RODO. Z podmiotami zawarte zostały umowy powierzenia, przeważnie w formie aktualizacji ich regulaminów.

• Administrator przetwarza następujące dane Klienta:
• nazwisko i imiona,
• adres e-mail
• telefon
• adres zamieszkania [kod pocztowy]
• wiek
W przypadku, gdy uczestnikiem zajęć są dzieci, przetwarzane są dane zarówno ich jak i ich rodziców.
• Administrator przetwarza adres e-mail oraz imię odbiorcy newslettera.
• Dla pracowników zespół przetwarzanych danych wynika z przepisów kadrowych.

Dane pracowników oraz osób samozatrudnionych są przechowywane przez cały okres działalności spółki/ firmy za wyjątkiem powierzeń:
• kancelaria prawna, minimum do czasu przedawnienia terminu ewentualnego roszczenia nie, przez okres minimum 5 lat;
• zewnętrzna firma księgowa, przez okres minimum do czasu przedawnienia terminu ewentualnego roszczenia, nie krócej aniżeli wynika to z przepisów ustawy o rachunkowości tj. minimum 5 lat.

• Dane pracowników tj. listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty firma zobowiązana jest przechowywać przez okres minimum 10 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
• Okres przechowywania danych, nie będzie krótszy aniżeli wynika z obowiązujących przepisów prawa (z ustaw szczególnych) tj. m.in.: ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej, ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, czy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Dane odbiorców newslettera przechowywane będą do wniosku o ich usunięcie,
• Dane Klientów przechowywane będą do upływu okresu przedawnienia roszczeń z ich tytułu.

Firma zobowiązuje się do niszczenia powstałych tymczasowo dokumentów zawierających dane osobowe (np. lista uczestników konkretnego eventu lub zajęć) oraz dbałości o obieg danych i ich minimalizację zgodnie z poniższymi procedurami.

Przez bezpieczeństwo informacji rozumie się zapewnienie:
• uniemożliwienia dostępu do danych osobom trzecim;
• uniknięcia nieautoryzowanych zmian w danych;
• zapewnienia dostępu do danych, w każdym momencie żądanym przez użytkownika

Jako dane podlegające szczególnej ochronie (informacje poufne) rozumie się:
a. informacje o realizowanych kontraktach (zarówno planowane, bieżące jak i historyczne),
b. informacje finansowe Firmy,
c. dane osobowe.

W ramach nadawania uprawnień przetwarzanych danych należy stosować zasadę „minimalnych uprawnień", to znaczy przydzielać minimalne uprawnienia, które są konieczne do wykonywania pracy na danym stanowisku.

Przykładowo:
pracując na komputerze PC każdy pracownik powinien posiadać tylko takie uprawnienia jakie są wymagane do realizacji swoich obowiązków (a nie na przykład uprawnienia administracyjne).

System IT Firmy powinien być chroniony celem uzyskania skutecznej ochrony danych.
Przykładowo:
w celu ochrony przed wirusami stosuje się równolegle wiele technik: oprogramowanie antywirusowe, systemy typu firewall, odpowiednią konfigurację systemu aktualizacji Windows.

Dostęp do danych poufnych w LAN realizowany jest na przeznaczonych do tego serwerach.

Infrastruktura udostępniona publicznie musi być szczególnie zabezpieczona.
Przykładowe środki bezpieczeństwa:
• separacja od sieci LAN
• wykonanie hardeningu systemu (zwiększenia bezpieczeństwa oferowanego domyślne przez system)

• Każde istotne dane (w tym dane poufne) powinny być archiwizowane na wypadek awarii w firmowej infrastrukturze IT.
• Nośniki z kopiami zapasowymi powinny być przechowywane w miejscu uniemożliwiającym dostęp osobom nieupoważnionym.
• Okresowo kopie zapasowe muszą być testowane pod względem rzeczywistej możliwości odtworzenia danych.

W przypadku rozwiązania współpracy pracownika z Firmą niezwłocznie dezaktywowane są wszelakie jego dostępy w systemach IT oraz w terminie 1 roku od dnia rozwiązania współpracy dezaktywowane są indywidualnie przyporządkowane do pracownika adresy e-mail.

Stacje robocze powinny być zabezpieczone przed nieautoryzowanych dostępem osób trzecich. Minimalne środki ochrony to:
• zainstalowane na stacjach systemy typu: firewall oraz antywirus,
• wdrożony system aktualizacji systemu operacyjnego oraz jego składników,
• wymaganie podania hasła przed uzyskaniem dostępu do stacji,
• bieżąca praca z wykorzystaniem konta nieposiadającego uprawnień administracyjnych.

• Hasła powinny być okresowo zmieniane.
• Hasła nie mogą być przechowywane w formie otwartej (nie zaszyfrowanej).
• Nie wolno przekazywać hasła osobom trzecim.
• Hasła nie powinny być łatwe do odgadnięcia, to znaczy:
• powinny składać się z minimum 8 znaków, w tym jeden znak specjalny, cyfra i wielka litera,
• nie może być słowem żadnego języka.

Pracownicy zobowiązani są do strzeżenie danych poufnych, w tym osobowych.

Każdy pracownik zobowiązany jest do ochrony swoich danych dostępowych do systemów informatycznych. Dane dostępowe obejmują między innymi takie elementy jak:
• hasła dostępowe,
• klucze softwareowe (pliki umożliwiające dostęp - np. certyfikaty do VPN) oraz sprzętowe,
• inne mechanizmy umożliwiające dostęp do systemów IT.

• nieprzekazywanie dostępów do systemów IT innym osobom (np. przekazywanie swojego hasła dostępowego osobom trzecim),
• nieprzechowywanie danych w miejscach publicznych (np. zapisywanie haseł dostępowych w łatwo dostępnych miejscach),
• ochrona danych dostępowych przed kradzieżą przez osoby trzecie.

Systemy IT przechowujące dane poufne (np. dane osobowe) muszą być odpowiednio zabezpieczone. W szczególności należy dbać o poufność, integralność i rozliczalność danych przetwarzanych w systemach.

• Dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe zamykana jest na klucz. Dostęp do kluczy mają tylko osoby uprawnione, które podpisały oświadczenia o zabezpieczaniu danych osobowych.
• Osoba odpowiedzialna za księgowość przechowuje wszelką dokumentację papierową zawierającą dane osobowe klientów oraz pracowników Firmy w szafie zamykanej na klucz. Dostęp do kluczy mają tylko osoby uprawnione, które podpisały oświadczenia o zabezpieczaniu danych osobowych.
• W przypadku wizyty klienta w siedzibie Firmy nie ma on dostępu do szafek, biurek i drukarek. Preferowane jest „odprowadzanie” do niezawierającej dokumentów sali.

Dostęp do budynku Firmy jest ograniczony poprzez drzwi wejściowe i drzwi wewnętrzne do biura zamknięte na klucz.

Pracownik zobowiązany jest do poinformowania o naruszeniu w ciągu 24 godzin. O ile wystąpi taka konieczność zgłoszenie naruszenia danych osobowych następuje w ciągu 48 godzin od daty powzięcia informacji o powyżej wymienionym zdarzeniu, zgodnie z poniżej przedstawionym schematem.

Raport z naruszenia ochrony danych osobowych w Firmie powinien zawierać następujące informacje:
• data, godzina
• dane osoby powiadamiającej o zaistniałym zdarzeniu (imię, nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa użytkownika (jeżeli występuje)
• lokalizacja zdarzenia: (np. numer pokoju, nazwa pomieszczenia, nazwa bazy danych)
• rodzaj naruszenia bezpieczeństwa
• podjęte działania
• przyczyny wystąpienia zdarzenia
• postępowanie wyjaśniające
• podjęte środki techniczne, organizacyjne i dyscyplinarne w celu zapobiegania w przyszłości podobnych naruszeń ochrony danych osobowych.

Jeśli klient chce usunąć swoje dane przetwarzane przez Firmę powinien stawić się w siedzibie firmy osobiście w celu weryfikacji danych – niemożliwa jest weryfikacja np. poprzez PESEL, ponieważ Firma go nie pobiera.
Firma usuwa dane z:
• fizycznej umowy wkładamy do niszczarki i niszczymy
• korespondencji mailowej usuwamy tylko taką, w której zawierają się dane osobowe, resztę zachowujemy jako dowód zawarcia transakcji
• systemów IT usuwamy tylko takie, w których zawierają się dane osobowe, resztę zachowujemy jako dowód zawarcia transakcji.
programu fakturowego - zostawiamy z powodu przepisów ustawy o rachunkowości.

Jeśli jakikolwiek podmiot, którego dane są przetwarzane przez Firmę chce otrzymać wgląd do swoich danych i je poprawić/zaktualizować, powinien stawić się w siedzibie firmy osobiście w celu weryfikacji danych – niemożliwa jest weryfikacja np. poprzez PESEL, ponieważ Firma go nie pobiera. Następnie po jego weryfikacji, dane klienta zostaną niezwłocznie zmienione/podane.

W sytuacji gdy klient zgłosi się z prośbą o przeniesienie jego danych do innej firmy, z którą aktualnie nawiązał współpracę, musi się on zgłosić się osobiście z podaniem adresu e-mail na który mają te dane zostać przez Firmę wysłane, a następnie po jego weryfikacji, dane klienta zostaną niezwłocznie zmienione/podane.